フォーシーズブログ

企業理念

社訓十ヶ条

2012.09.27（木）

会議

[ 代表取締役社長丸山輝 ]

皆様、お疲れ様です。
雑誌を読んでいると、会議をテーマにした様々なタイトルのアドバイスを目にします。「無駄な会議には出るな」とか「会議は延長するな」の一方で「だらだら会議で業績アップ」などがそうです。私は「だらだら会議～」については、会議の目標を達成するまで徹底して会議を行なうという点で価値観を共有出来るのですが、「無駄な会議には出るな」というのは全く理解出来ないものでした。"無駄な会議"の意味が分からないのです。会議に無駄なものなどあるわけが無いのですから。ところが最近、その"無駄な会議"を理解出来ました。ヒントは日産の会議です。
日産の会議は「議事録を作らない会議」なのだそうです。そしてＣＥＯのカルロスゴーン氏が提案したこの会議によって日産の会議は成果を出すようになったのだそうです。これを聞いたときにやはり意味が分かりませんでした。真意が理解出来ませんでした。会議を行なって議事録を取る行為が悪だというのですから理解出来ません。フォーシーズ株式会社では会議は全て議事録を取るようにしています。それが駄目な事と言われても全く受け入れられません。何故、議事録を作成すると駄目なのか？内容をよく確認すると、「会議の後、議事録を作成していく過程で、作成した内容で良いのか？否か？を会議の責任者や上司に決済を仰いでいる間に、話し合われた内容とは違う内容の議事録になってしまいます。」というのが議事録を取る事が悪に繋がるという理由でした。これで理解出来ました。
企業において最終意思決定を行なうのは社長です。社長が出席している会議であれば全ては最終意思決定者の社長の前で行なわれるので、出来上がった議事録は社長自身が目を通せば良いのです。その結果、議事録が正しい記録として残るのです。弊社でも会議は全て社長が出席し、議事録にも目を通しています。会議がだらだらと長引いた時も意味があるものだったと思います。しかし、日産はフォーシーズとは企業規模が違います。大手企業になると社長が出席していない会議も多数ある訳です。議事録は社長ではなく、その会議の責任者が目を通して修正や承認を行なうのです。そうするとその責任者の思惑や都合で内容が書き換えられてしまうのです。このような事をやっていたら無駄を通り越して悪です。大罪です。社員は自分のアイデアや意見を言わなくなってしまいます。出したところで上司が内容を書き換えてしまうのですから。いつも上司の顔色ばかり見ているゴマ摺り社員を生み出してしまいます。このような形ばかりの会議を行っていると会議に意味を感じなくなります。形骸化したものとなります。次第に社内で行なう様々なスキームやシステムまでも形骸化していきます。内向き社員、ゴマ摺り社員だらけの大企業病となるのです。
それでは大企業である日産ではどのようにして会議の履歴を残しているのでしょう。これがとてもユニークなのですが、議事録を書記が取るのではなく、発言を走り書きしていくのです。そして最後にそのメモをデジカメで撮るだけです。議事録を上司や責任者が手を加えたりする事が出来ないのです。社長はこのデータを見て、誰がどんなアイデアを持ち、意見を発したのかを知る事が出来るという訳です。フォーシーズ株式会社も規模拡張に伴い、社長不在の会議を行なっていかなくてはなりません。しかし、社長不在であっても私達の情報伝達は全てにおいてトップダウン＆ボトムアップでなければなりません。その為には今回紹介したような取り組みを積極的に導入し、改革を実行し、全てを形骸化させない努力が必要なのです。皆様頑張って参りましょう。

以上、フォーシーズ代表取締役社長丸山輝のフォーシーズブログでした。

代表取締役社長丸山輝 | 2012.09.27（木） - 15:04:56

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